Deltagere: Ketty, Dan, Kenny, Erik og Tina.
1. Opfølgning på punkter fra forrige møde 30-05-2018:
a. Generalforsamling 19. april 2018: referatet og formandens beretning var lagt på hjemmesiden.
b. Medlemsliste: Indsamling af mailadresser i fuld gang. Kenny fortsætter.
c. Dataforordningen (GDPR): De krævede dokumenter var udarbejdet og lagt på hjemmesiden.
d. Behandling af mail fra et medlem: det blev aftalt at Tina sørger for opdatering af vedtægterne i henhold til beslutningen fra GF
e. Vejen/Svanemosevej: Skriv om status for Svanemosevej var lagt op på hjemmesiden.
f. Information til PL om skift af formand og kasserer: PL var informeret og Girokort udsendt.
g. Ansvarspådragelse for bestyrelsesmedlemmer: Dan vil fortsat rundsende en mail med nærmere oplysninger.
2. Foreningens hjemmeside:
Det blev aftalt at Tina sørger for at lægge besked op på hjemmesiden om at infomailen i en periode ikke har fungeret.
3. Stikvejene:
Bestyrelsen aftalte at mødes søndag 15-09 kl. 10 og sammen gå stikvejene igennem og vurdere behovet for evt. udbedring/opretning.
4. Svanemosevej:
Erik havde været i dialog med kommunen og fået dem til at lave en ny besigtigelse – den foregik torsdag d. 06-09-2018. Kommunen kom frem til samme konklusion som forrige gang, de kan kun tage stilling/lave en fordelingsnøgle for 3 af de 7 vejstykker. Bestyrelsen vil gå i dialog med de øvrige vejberettigede for bl.a. at få aftalt hvem og hvordan en evt. vintervedligeholdelse skal afholdes.
Der blev talt om at der skal arbejdes på nedsættelse af et vejlaug og at Erik gerne ville forberede et oplæg til den kommende generalforsamling.
5. Behandling af mail fra et medlem:
Erik havde lavet et udkast til besvarelse af mailen. Det blev gennemgået på mødet og der var enighed om det var fint og Erik sørger for at sende det til medlemmet.
6. Næste møde:
Afholdes til januar 2019 og efter behov.
Tina Andersen
15-09-2018
Deltagere: Ketty, Dan, Kenny, Erik og Tina samt tidligere formand Helle.
1. Opfølgning på punkter fra forrige møde 09-05-2018:
a. Foreningens hjemmeside: gennemgået og opdateret med bl.a. fjernelse af billeder.
b. Generalforsamling 19. april 2018: referatet var færdigt og blev underskrevet/underskrives af samtlige medlemmer af den afgående bestyrelse samt dirigent og referent. Dan sørger for at lægge referat og formandens beretning op på hjemmesiden.
c. Medlemsliste: Indsamling af mailadresser i fuld gang. Kenny fortsætter.
d. Dataforordningen (GDPR): Tina er fortsat ansvarlig for udarbejdelse af de krævede dokumenter.
e. Behandling af mail fra et medlem: det blev aftalt at Ketty sørger for opdatering af vedtægterne i henhold til beslutningen fra GF.
f. Vejen/Svanemosevej: Erik havde skrevet til kommunen og meddelt dem at vi ikke udføre yderligere vedligeholdelse af vejen, før vejen er i så dårlig stand at kommunen vil udarbejde en fordelingsnøgle for hele vejen. Et skriv om status for Svanemosevejen blev gennemgået og der blev enighed om at lægge det op på hjemmesiden. Dan sørger for at lægge det op.
g. Information til PL om skift af formand og kasserer: Erik havde taget kontakt og en række spørgsmål blev afklaret med input fra den afgående formand. Der blev enighed om at Ketty tager den videre dialog angående den kommende udsendelse af girokort med kontingent for 2018.
h. Ansvarspådragelse for bestyrelsesmedlemmer: Dan vil fortsat rundsende en mail med nærmere oplysninger.
2. Foreningens hjemmeside:
Det blev aftalt at Tina sørger for at lægge referater af bestyrelsesmøder op på hjemmesiden.
3. Vejen/Svanemosevej:
Det blev aftalt at Tina sørger for finde kontaktinformationer om nyt vejvedligeholdelsesfirma og sende til den øvrige bestyrelse.
Derudover blev det aftalt at der ved næste bestyrelsesmøde skal tages stilling til behovet for udbedring af stikvejene.
4. Behandling af mail fra et medlem:
Dan havde modtaget en mail fra et medlem omkring hævelse af Marksvinget/etablering af grøft o.l. Det blev aftalt hvorledes mailen ville blive håndteret.
5. Næste møde:
Afholdes til september 2018 og efter behov.
Tina Andersen
14-06-2018
Deltagere: Ketty, Dan, Kenny, Erik og Tina.
1. Konstituering af den nyvalgte bestyrelse:
2. Foreningens hjemmeside:
På grund af den kommende dataforordning (GDPR) som træder i kraft pr. 25. maj 2018, blev der enighed om at hjemmesiden skal gennemgås af en nedsat arbejdsgruppe med det formål at sikre at indholdet lever op til kravene i dataforordningen. Arbejdsgruppen består af Kenny og Dan
3. Generalforsamlingen 19. april 2018:
Den tidligere formand har sendt referentens forslag til referat til Tina. Tina sender det videre til Ketty, der vil sørge for endelig godkendelse af det.
Den vedtagne vedtægtsændring skal indskrives i vedtægterne. Derudover skal det sikres at vedtægtsændringen fra generalforsamlingen i 2017 indskrives i vedtægterne. Ketty tager kontakt til forslagsstilleren.
4. Medlemsliste:
Der var enighed om at det var en god ide at have en medlemsliste med mailadresser til samtlige medlemmer.
Kenny går rundt til medlemmerne og får samlet mailadresser.
5. Dataforordningen (GDPR):
Kravene til en forening som følge af den kommende dataforordning var omtalt i det seneste nummer af ”Mit Hus”. Tina er ansvarlig for udarbejdelse af de krævede dokumenter.
6. Behandling af mail fra et medlem:
Ved den netop afholdte generalforsamling havde et medlem stillet et forslag som ikke blev behandlet på generalforsamlingen. Dette var ikke i henhold til vedtægterne. Det blev besluttet hvorledes bestyrelsen vil håndtere dette.
7. Vejen/Svanemosevej:
Efter det var mislykkes med en frivillig aftale om en fordelingsnøgle mht. vedligeholdelsesudgifterne til vejen, blev sagen sendt til Fr.sund kommune. Kommunen har nu besigtiget vejen og meldt tilbage at de kun kan lave en fordelingsnøgle på en del af vejstrækningen, da noget af vejen er i for god stand. Bestyrelsen fra Meransletten har meldt tilbage, at de vil afvente indtil vejen, er i dårligere stand/at den ikke vedligeholdes.
GF Thyrashøj bestyrelse havde samme holdning som Meransletten. Dvs. der udføres ikke yderligere vedligeholdelse af vejen, før vejen er i så dårlig stand at kommunen vil udarbejde en fordelingsnøgle for hele vejen. Erik tager kontakt/dialogen med kommunen og med Meransletten.
Derudover blev det aftalt at opfordre medlemmerne til at skrive til bestyrelsen, hvis de mener der er behov for reparation af vejen. Bestyrelsen vil så sørge for at formidle disse videre til kommunen.
Bestyrelsen var enige om at de vil arbejde for nedsættelse af et vej laug.
8. Information til PL om skift af formand og kasserer:
Erik tager kontakt til PL inklusive oprettelse af NemID for foreningen.
9. Møder med afgående bestyrelsesmedlemmer:
Der vil blive forsøgt arrangeret et samlet møde med den afgående bestyrelse 30.05.2018. Dan er ansvarlig for dette.
10. Ansvarspådragelse for bestyrelsesmedlemmer:
Der blev talt om en eventuel opdatering af foreningens vedtægter, således at det præciseres hvad bestyrelsen kan stilles til ansvar for. Dan rundsender en mail med nærmere oplysninger.
11. Næste møde:
Det blev aftalt at der tales om behov for et sådant ved arrangementet d. 30. maj. Hvis nødvendigt skal mødet afholdes før 14. juni.
Tina Andersen
13-05-2018
mandag d 8/1.
Bestyrelsesmøde afholdt med formål at planlægge den kommende generalforsamling.
Tina informerede kort om vejsyn afholdt med henblik på at få etableret fordelingsnøgle til vedligehold af Svanemosevej.