Bestyrelsesmøde
Grundejerforeningen Thyrashøj
1. maj 2013 kl. 19.00
REFERAT TIL HJEMMESIDEN
Tilstede: Britta, Lykke, Lonni, Lars, Hans-Henrik.
Besøg fra afgående bestyrelse - overlevering fra Jan kl. 20.30
Udestående opgaver
* Kontakt til Parcelhusejernes Landsforening (herefter benævnt PL)
* Orientering om ny bestyrelse og referencepersoner
Brev/personlig henvendelse til relevante samarbejdspartnere - naboer, kommune, håndværkere:
* Orientering om ny bestyrelse…
* Udvikling af hjemmesiden i forhold til PL.
Vi mangler pt.
* Kassererens papirer og regnskaber.
* Bankoplysninger og referencer.
* Hjemmeside: - hvem, hvad, hvordan?
Vedtægtsjusteringer
* Gøres tidssvarende?
Politik
* Daglig drift og sociale arrangementer – det er det vi tager os af…
* Relevante henvendelser indsamles til næste møde, hvorefter der gives svar.
Orientering, overlevering og fremadrettede tanker fra Jan vedrørende:
- VEJUDVALG – status,
- LP76-udvalg - status,
- Hjemmeside - status
- Vedtægter – ønsker om modernisering
- Udlejning – ønsker om at belyse forpligtelser
- Kloakudvalg - status
- Bistand - revision
Konstituering…
På den ekstraordinære generalforsamling i Grundejerforeningen Thyrashøj 16. april 2013 blev følgende personer valgt som anført nedenfor:
- Formand: Britta Busch, Marksvinget 3 – valgt for 2 år
- Lars Kaas Poulsen, Marksvinget 2 – valgt for 2 år
- Lonni Tyrrell, Marksvinget 9 – valgt for 2 år
- Lykke Verup, Fuglebakken 3 – valgt for 1. år
- Hans-Henrik Hulgaard, Marksvinget 9 - valgt for 1. år
Bestyrelsen har besluttet, at undersøge muligheden for at købe sig til kasserer/regnskabsfunktion. Herefter har bestyrelsen foreløbig valgt at organisere sig i en flad struktur med en formand og fire tilknyttede medlemmer, der kollektivt løser opgaverne.
Hvem gør hvad? – foreløbig plan
Britta
- Søger at skaffe alt eksisterende materiale til brug i bestyrelsens arbejde, samt at indbyde overleveringssamtale.
- Tegner foreningen som formand.
- Udfarende kraft i forhold til bank, PL o.a.
Lars
- Undersøger muligheden for at tilkøbe kasserer/regnskabsfunktion.
Lonni
- ”Glæde og kærligheds – tanker”.
- Lonni og Lykke tager initiativ til arrangement – ultimo august.
Lykke
- Bistår i tilvejebringelsen af dokumenter til brug i arbejdet.
- Søger at få aftale i stand omkring snerydningstilkald.
- ”Glæde og kærligheds – tanker”.
- Lonni og Lykke tager initiativ til arrangement – ultimo august.
Hans-Henrik
- Udarbejder referat til bestyrelsens medlemmer.
- Når log in haves – få justerede hjemmesideegnede beslutningsreferater ud på jemmesiden.
1/5 – 2013
Referent, Hans-Henrik Hulgaard
Grundejerforeningen Thyrashøj,
Bestyrelsesmøde, den 14. maj 2013
UDGAVE TIL HJEMMESIDE
Tilstede: Lykke, Lonni, Britta, Lars, Hans-Henrik
Britta kom med en flot dagsorden.
Britta
Sagen om vejen
* Vi skal have relevant materiale/korrespondance udleveret. Grundlag er for uklart.
Vedligeholdelse og snerydning.
* Vi benytter Sv. Aage Skaarup på Hovedgaden i Jægerspris.
* Jakob, Marksvinget 12B vil gerne være bindeled fremover – dejligt.
LP76
* Udvalget er nedlagt.
Hjemmeside
* Hans-Henrik tager sig af hjemmesiden med afsæt i udleverede oplysninger.
* Hvad med arkivering? - undersøges
* Kan vi give elektronisk besked om at der er noget nyt? – undersøges
PL – brev
* PL skal have en masse formelle oplysninger!
* Opkræver kontingent.
Bank / revisor
* Nordea: Britta har været til møde.
* Lokalrevision – oprettet restriktion på adgang til midler.
* Bestyrelsen har nu konstitueret sig med Lonni som kasserer. Betinget af ekstern bistand og kollektiv repræsentation.
Kommune:
* Opdatering af lister over grundejerforeningen- Byggeri og natur. Pr. 10/5-13.
Udlejere:
* Er der regler for sådan noget? Ideer til, hvad andre har gjort. Britta spørger PL.
Beretning fra Lars
* Orientering om status med hensyn til mulighed for ekstern assistance.
* Pris på regnskab... Lars går videre med sagen og får tilbud.
Beretning fra Lykke
* Når en grund handles, får vi information og videreformidler denne viden til PL.
Sommerfest (Lonni/Lykke)
* Tanker / ideer – udveksling af forslag…
Beretning fra Britta
* Forretningsgang og retningslinjer i bestyrelsen:
*
bestyrelsesmøder? Hvor/hvornår? – form fundet!
* Svarpolitik – henvendelser til bestyrelsen håndteres på førstkommende bestyrelsesmøde, hvorefter der svares. Spørgsmål ind til os på skrift. Spørgsmål / svar vil fremgå af referat og på skrift til spørgeren.
Afregninger /godtgørelser?
* Honorar til intern revisor uændret.
Eventuelt
* Næste møde er planlagt til onsdag den 19/6 kl. 18.30.
14/5-2013
Referent Hans-Henrik Hulgaard
EKSTRAORDINÆRT
Bestyrelsesmøde 29/5-2013
REFERAT TIL HJEMMESIDEN
Fremmøde: Britta, Lars, Lonni, Lykke og Hans-Henrik
Holdning til kontaktmuligheder på hjemmesiden.
* Alle bestyrelsesmedlemmer er indforstået med at udmelde e-mail på hjemmesiden.
* Link til foreningens kontaktmail fjernes fra hjemmesiden – muligvis midlertidigt. Hans-Henrik gør dette.
Vejsagen…
* Britta udleverede et dokument med en del af korrespondancen mellem Britta og PL.
* Diverse gamle papirer udleveret af medlem af afgående bestyrelse blev studeret – bringer os desværre ikke videre med den aktuelle problemstilling.
Handlingsplan
* Kontakt til afgående bestyrelse angående overlevering af dokumenter og korrespondance i forbindelse med igangværende klagesag omkring vejen.
* Kontakt til relevante instanser og myndigheder, der kan kaste lys over sagen. Der er i bestyrelsen udarbejdet en liste over, hvem man ønsker at kontakte i den anledning.
* Der skelnes mellem arbejdsreferater til bestyrelsesbrug og referater egnet til udsendelse på hjemmesiden. Hans-Henrik udarbejder referater til bestyrelsens kollektive godkendelse før udsendelse på hjemmesiden.
Andet…
* Restanter… Der er i forbindelse med korrespondance med PL fremsat ønske om en holdning til restanter og praktisk, administrativ håndtering af sådanne udfordringer. Britta ser nærmere på dette emne, der er drøftet uden endelig beslutning.
29/5-2013
Referent Hans-Henrik Hulgaard
Grundejerforeningen Thyrashøj
BESTYRELSESMØDE
19/6-2013
Kloaksagen
Vejdirektoratets afgørelse
Vi kan ikke tage stilling til grundejerforeningens klage, da grundejerforeningens krav til skadevolder om reetablering af Marksvinget til en bestemt standard er et privatretligt (erstatningsretligt) spørgsmål.
Hertil kommer, at kommunen - som myndighed - ikke ses at have truffet en egentlig forvaltningsretlig afgørelse i henhold til privatvejslovens bestemmelser med sit brev af 16. januar 2013. At der er givet klagevejledning, ændrer ikke på dette.
Vi foretager ikke mere i sagen.
Bank
Indkomne forespørgsler
Revisor
Sommerfest
Dato for nyt bestyrelsesmøde:
Referent Hans-Henrik
Bestyrelsesmøde
d. 3/9-2013, kl. 18.30
Grundejerforeningen THYRASHØJ
Tilstede: Britta, Lonni, Lars og Hans-Henrik (ref).
Afbud: Lykke
Forskellige sager….
Udkast til faste punkter på dagsordenen for bestyrelsen i G/F-Thyrashøj – fra Lars.
Lonni var på kommunen:
Lonni og Britta har været i Banken.
Bestyrelsesmøde den 3. november 2013
- grundejerforeningen Thyrashøj
Tilstede: Britta, Lonni, Lykke, Lars, Hans-Henrik…
Besøg af Helle (Marksvinget 7).
Godkendelse af dagsorden.
- Ingen bemærkninger.
Bemærkninger/opfølgning af referat fra sidste møde.
- Ingen bemærkninger.
Hans-Henrik fratræder af private årsager, uddelegering af Hans-Henriks opgaver.
- Indtil generalforsamlingen overtager Lykke referatskrivningen.
- Referat ud på nettet: Lykke…
- Hjemmeside: Lonni…
Status på igangværende opgaver.
- Henvendelse omkring et medlemsindlæg, der er blevet væk på bloggen… Bestyrelsen har ikke set det omtalte indlæg på bloggen og kan ikke svare på, hvad der kan være årsag til at det pludselig synes at være forsvundet. Berørt grundejer har modtaget mail vedrørende dette.
- Asfalt på vejen. Britta har talt med Arne dags dato. Arne oplyser, at asfaltafsnittet på Marksvinget i nærmeste fremtid forlænges.
- Vi har truffet aftale med en ekstern revisor, der vil udarbejde årsregnskabet. For god ordens skyld præciseres, at dette arbejde ikke erstatter den allerede valgte interne revisors arbejde for indeværende år.
Planlægning af dato for Generalforsamling i januar 2014.
- 25/1-2014 kl. 14.30 i Rejsestalden.
Eventuelt.
- Idé fra formand – Britta, inspireret af stormen: Fælles indsats for interesserede. Man kan gå sammen om at få beskåret træer og kan indhente fælles tilbud for at minimere omkostningerne – økonomi: egenbetaling af deltagende grundejere … Ideen tænkes vendt på generalforsamlingen.
Dato for nyt møde.
- 11/12-2013, kl. 18.30 hos Lykke.
Referent Hans-Henrik
Bestyrelsesmøde i G/F Thyrashøj onsdag d. 11. december 2013.
Tilstede: Britta, Lonni, Lykke og Lars. Gæst: Helle
Dagsorden:
Referent: Lars Kaas Poulsen