Referat af referent Julie Weber, Fyrrekrogen 4-6 3630 Jægerspris (Kassere i bestyrelsen for Grundejerforeningen)
Valg af dirigent
Ketty Kolkur (Fyrrekrogen 5)
Protokol opråb
21 matrikler fysisk repræsenterede samt 5 fuldmagter. Der var opbakning til, at betragte fuldmagter på lige fod som fysisk repræsenteret matrikler og der opnås derved tilstrækkeligt flertal til vedtægtsændringer.
Formandens beretning
Der henvises til den skriftelige beretning på hjemmesiden.
Derudover blev formandens beretning uddelt på bordene samt fremlagt af både formand Michael Raegaard samt kassere Julie Weber.
Beretningen afledte følgende spørgsmål og kommentarer;
- Wolter bad om forklaring på bankens lukning. Kassere forklarede, at grundet henvendelse fra et medlem i foreningen blev banken lukket, da bestyrelsen ikke var valgt på en ekstraordinær generalforsamling med mandat hertil. Der var ved generalforsamlingen stadig problemer efter bankens lukning.
- Dan ønskede, at der fremadrettet blev gruset på vejen i stedet for skovlet sne/ryddet sne, da dette skaber store bunker med sne fx i indkørsler. Ib fremlagde desuden, at manglende snerydning/grusning/saltning kunne skabe problemer post- og skraldemand. Der var enighed om, at bestyrelsen undersøger hvad der skal til for, at opstille ”kasser” med grus på vejene.
- Anne fremsatte ønske om fartbegrænsning på Svanemosevejen. Helle fortalte, at så længe Svanemosevej består af grus kan der ikke opstilles skilte med fartbegrænsninger.
Generel debat omkring Svanemosevej og fartbegrænsninger;
Finn henviste til Fagerkærsvej hvor bump og plantekasser nedsætter farten
Michael (formand) gjorde opmærksom på, at skiltning kun vil være vejledende
Monika – må vi sætte vejledende skilte op? Helle (bestyrelsesmedlem) Ja! Enighed om, at der arbejdes på, en vejledende skiltning. Der var enighed om, at skiltningen måske skal være på begge sider af begyndelsen af Svanemosevej grundet parkering på overgangen mellem Duemosevej og Svanemosevej (Ib lægger en seddel på pågældende biler om ingen parkering)
Beretningen blev herefter vedtaget!
Revideret årsregnskab for 2015 og budget for 2016
Fremlagt af kasserer Julie Weber, der henvises ligeledes til regnskab på hjemmesiden.
Årsregnskabet afledte følgende spørgsmål og kommentarer;
- Dan ønskede højere budgetpost for snerydning + vej vedligeholdelse – enighed!
- Wolter gjorde opmærksom på, at eftersom revisionsposten er et tillidshverv som per definition skal besættes internt i grundejerforeningen. Der opstod general snak omkring definitionen af revision samt hvorvidt definitionen af tillidshverv er for implicit til fortolkning fra den enkelte.
Der blev rejst spørgsmål om hvorvidt en intern revisor skal have løn (der var en post til revision i tidligere årsregnskaber) og Wolter bekendtgjorde, at mens han besid posten som revisor var den ulønnet (som tillidshverv normalt er).
- Mogens forespurgte om årsregnskabet samt budget kunne fremsendes inden generalforsamlingen. Kasserer fortalte, at det kun var grundet vedtægternes forskrivelse om generalforsamling i januar, at det ikke kunne lade sig gøre i år da regnskabsåret er den 31.12.
Årsregnskab og budget blev vedtaget (med ønske om højere vej budget fremadrettet)
Eventuelle forslag fra bestyrelsen eller medlemmer
Bestyrelsen havde fremsat forslag til ændring af vedtægternes §11 og §18. Wolter havde stille modforslag (lagt på hjemmesiden) som blev delt ud på generalforsamlingen.
Wolters forslag blev behandlet først, da dette var mere vidtrækkende end bestyrelsens og ændringsforslaget fra Wolter desuden fulgte hovedlinierne fra forslaget fremsat af bestyrelsen.
Ændringsforslaget skabte følgende spørgsmål og bemærkninger;
- Dan sagde med det samme, at så længe bestyrelsen går ind for det må det være det samme = godt nok!
- Anders synes det økonomiske aspekt i ændringsforslaget fra Wolter kunne slettes
- Wolter forklarede, at ændringsforslagets indhold er lavet med afsæt i lovgivning samt eventuelle for beskyttelse ved eventuelle sammenlægninger og skødeoptagelser
Der opstod efterfølgende snak omkring hvorvidt det økonomiske aspekt skulle indgå i vedtægten eller ej, Wolter forklarede at det drejede sig udelukkende om bulletproofing og Mogens fremlagde, at økonomi aspektet i vedtægten ikke gjorde ham noget.
Fokus kom tilbage på ændringsforslaget efter der igen var snak om hvilke skødeoptagelser og sammenlægninger der var tale om.
Wolter gjorde rede for, at sætningen kunne ”redde” foreningen for tvangsoptagelse af skøde og lån i forbindelse med eventuelle sammenlægninger. Ændringsforslaget blev omformuleret til følgende;
§ 11 Generalforsamlingen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er fremmødt eller repræsenteret ved fuldmagt. Fuldmagter forelægges dirigenten. Beslutninger træffes ved simplet flertal. Skiftelig afstemning iværksættes, hvis ét medlem kræver det. Vedtagelse af forslag om optagelse af lån og af forslag om udgiftskrævende foranstaltninger svarende til mere en 100% af kontingent fordrer, at mindst halvdelen af medlemmerne er fremmødt og stemmer herfor.
§12 og §18 udgår.
19 stemte for og 1 imod, 5 undlod at stemme.
Vedtægtsændringen er vedtaget og revideret vedtægter ses på foreningens hjemmeside.
Valg af bestyrelse
Helle og Lykke er på genvalg, de vælges begge på 2 år og blev genvalgt af generalforsamlingen.
Valg af revisor
- Dan forslog Wolter
- Wolter kunne ikke se sig undslået og blev herefter valgt af generalforsamlingen
Fastsættelse af årskontingent og andre ydelser
Kasserer forslog, at bibeholde årskontingentet på 750 kr. da det endnu ikke vides, om der kommer øget udgifter til vejvedligeholdelse i fremtiden.
Eventuelt
- ”Spanien” forespurgte om det var muligt, at få kontingent indbetalingen på mail i stedet for tilsendt. Kasserer lovede, at undersøge mulighederne og der gik en liste rundt hvor medlemmerne havde mulighed for, at skrive mailadresser. Hvis der skulle være andre der har lyst til, at opgive mailadresser kan man sende en mail til foreningens mail.
- Der var snak om eventuel intern opkrævning i stedet for igennem PL, men der opstod enighed om, at forsætte opkrævningen om hidtil.
- Wolter opfordrede til revision og ændring af vedtægterne, han tilbød ligeledes sin hjælp hvilke bestyrelsen fremadrettet vil gøre brug af.
- Dan opfordrede til, at der i vedligeholdelsen af vejen og skal indgå stikvejene. Helle forsikrede, at den nye vedligeholdelsesplan også gælder stikvejene. Dan fremsatte ønske om mere stabil på vejene og bestyrelsen vil rette op på vejenes tilstand i året.
Generalforsamlingen blev herefter afsluttet, og der blev serveret smørrebrød samt øl/vand til de fremmødte.
Formandens beretning for år 2015 i ThyrashøjGrundejerforening
Generelt møder bestyrelsen god opbakning fra medlemmerne når vi mødes rundt om på vejene, men det ses ikke i fremmødet til generalforsamlingen samt de ekstraordinære generalforsamlinger der har været! Vi håber, at der vil være større fremmøde fremadrettet – måske efter, at vi har bragt traditionen omkring smørrebrød op igen!
2015 har været året hvor den nye, og nuværende, bestyrelse er blevet valgt – og endda to gange! Først på en ekstraordinær generalforsamling i MARTS???, hvor det senere viste sig, at bestyrelsen skulle bestå af fem medlemmer ifølge vores egne vedtægter, og igen i NOVEMEBER??, hvor den indlemmelse af de to tidligere medlemmer, Helle og Lykke, blev godkendt. Som følge af det første ”ugyldige” valg af bestyrelse, blev banken lukket efter henvendelse fra medlem af foreningen – dette mærker vi stadig efterdønningerne af. Efter banken blev lukket, var bestyrelsesmedlemmernes engagement og gåpåmod oppe til revision, men vi er her stadig!
2015 har ligeledes været året hvor Jægerspris Antenneforening har gravet kabel ned. Oprydningen og genetableringen er ikke foregået efter aftale, men der er kontakt til Antenneforeningen og det forventes, at det sidste bliver ryddet op og genetableret når vi kommer hen i begyndelsen foråret. Det er ikke årstiden, at ordne det på.
Bestyrelsen undskylder for den dårlige stand af Svanemosevej, men efter banken blev lukket, var vi handlingslammet i en længere periode. Regninger der skulle betales, som f.eks. PL kontingent opkrævnings gebyr blev betalt via bankrådgiver og filialdirektør i Nordea, men øvrige regninger havde vi ikke mulighed for, at betale.
Vi har i bestyrelsen indgået et samarbejde med Jens Larsen som fremadrettet vedligeholdelse og snerydning af vejene. Jens Larsen har udstyr til korrekt afretning af vejen, og der vil fremadrettet være løbende vedligeholdelse. Denne vedligeholdelsesaftale er indgået i samarbejde med Grundejerforeningen Meransletten. Fordelingsnøglen mellem de to grundejerforeningerne er ikke færdigarbejdet, men vi regner med, at udgiften bliver fordelt efter antal parceller.
Vores grundejerforening har fået et CVR nummer, således, at foreningskonto er blevet en erhvervskonto i stedet for, at være tilknyttet den enkelte kasseres CPR nummer. Vi har ligeledes fået et medarbejder NEM-ID, samt en E-boks. Vi undersøger lige nu muligheden for, at fremsende indkaldelser og informationer til foreningens medlemmer direkte til deres E-boks.
Eftersom bestyrelsen først blev valgt i NOVEMBER??? er der kun afholdt et bestyrelsesmøde i december samt et møde i januar inden generalforsamlingen.
I 2016 vil bestyrelsen hovedsageligt fokusere på;
- Gennemarbejde vedtægterne!
- Afholde fastelavn i februar, endelig dato bliver meldt ud på hjemmesiden
- Rykke kontingentopkrævningerne til foråret, så der er bedre muligheder for, at sende rykkere (pt. to restancer)
Alle ønskes et godt 2016
Venlig Hilsen
Formanden og bestyrelsen